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Veröffentlicht am: Allgemein

Aufbewahrungspflicht: Welche Fristen für welche Belege

Jede*r Unternehmer*in weiß es: Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen sowie Belege müssen aufbewahrt werden. Wie lange die Aufbewahrungspflicht gilt, ist unterschiedlich. Auch mit zunehmender Digitalisierung gibt es einige Besonderheiten zu beachten.

Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie sonstigen Unterlagen im Original sieben Jahre hindurch aufzubewahren.

Die Bundesabgabenordnung versteht darunter unter anderem folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen, …),
  • Geschäftspapiere (Schrift- und E-Mailverkehr),
  • Monats- und Jahresbelege aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg
  • Inventurlisten
  • Unterlagen für Anlagenkäufe
  • Lohnverrechnungsunterlagen (Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen usw

Bei Kapitalgesellschaften kommen noch hinzu:

  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse samt den Lageberichten
  • Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten
  • empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe

Zeitraum

Die Sieben-Jahres-Frist startet mit End jenes Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. worauf sich der Beleg bezieht.

Beispiel: Belege aus 2014 sind bis Ende 2021 aufzubewahren. Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Elektronische Aufbewahrung

Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist erlaubt, es muss aber die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und unveränderte Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein.

Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informationen auf elektronischen Datenträgern aufbewahrt werden.

Achtung: Das Einscannen und Abspeichern von Rechnungen im PDF-Format auf einem USB-Stick, einer Festplatte bzw. am Server ist für die revisionssichere Archivierung zu wenig, da jede einzelne Datei verändert, gelöscht oder deren Reihenfolge geändert werden kann.

Unser Tipp: Das digitale Belegarchiv ist die smarte und platzsparende Alternative zur Papierablage. Dieses erledigt die revisionssichere Archivierung automatisch und Papierbelege können vernichtet werden. Wir beraten gerne -> Jetzt kontaktieren