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Veröffentlicht am: Allgemein

Aufbewahrungspflicht: Welche Fristen für welche Belege

Jede*r Unternehmer*in weiß es: Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen sowie Belege müssen aufbewahrt werden. Wie lange die Aufbewahrungspflicht für Belege gilt, ist unterschiedlich. Auch mit zunehmender Digitalisierung gibt es einige Besonderheiten zu beachten.

Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie sonstigen Unterlagen im Original sieben Jahre hindurch aufzubewahren.

Die Bundesabgabenordnung versteht darunter unter anderem folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen, …),
  • Geschäftspapiere (Schrift- und E-Mailverkehr),
  • Monats- und Jahresbelege aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg
  • Inventurlisten
  • Unterlagen für Anlagenkäufe
  • Lohnverrechnungsunterlagen (Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen usw

Bei Kapitalgesellschaften kommen noch hinzu:

  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse samt den Lageberichten
  • Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten
  • empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe

Zeitraum

Die Sieben-Jahres-Frist startet mit Ende jenes Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. worauf sich der Beleg bezieht.

Beispiel: Belege aus 2014 sind bis Ende 2021 aufzubewahren. Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Elektronische Aufbewahrung

Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist erlaubt, es muss aber die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und unveränderte Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein.

Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informationen auf elektronischen Datenträgern aufbewahrt werden.

Achtung: Das Einscannen und Abspeichern von Rechnungen im PDF-Format auf einem USB-Stick, einer Festplatte bzw. am Server ist für die revisionssichere Archivierung zu wenig, da jede einzelne Datei verändert, gelöscht oder deren Reihenfolge geändert werden kann.

Feinheiten der Aufbewahrungspflicht für Belege

  • Für Unterlagen, welche die Vorsteuer von Grundstücken betreffen, gilt eine 22-jährige Aufbewahrungsdauer! Diese Frist beträgt für bestimmte Fälle (ältere Gebäude) nur 12 Jahre.
  • Ist ein Abgabenbeschwerdeverfahren oder ein anderes behördliches oder gerichtliches Verfahren (Parteistellung) anhängig, sind diese Unterlagen bis auf weiteres noch aufzubewahren.
  • Ist in einer Bilanz oder einem EAR-Abschluss ein Fehler mit periodenübergreifender Wirkung enthalten, dann kann die Finanz neuerdings eine Fehlerberichtigung durchführen. Diese Maßnahme kann auch auf Antrag des Steuerpflichtigen eingeleitet werden. Diese „Fehlerberichtigung“ ist auch dann möglich, wenn das betreffende Jahr bereits verjährt ist. Eine zeitliche Befristung für diese Maßnahme ist im Gesetz nicht vorgesehen. Aufbewahren könnte sich daher lohnen!
  • Überhaupt sollte man betriebliche Unterlagen nicht leichtfertig zu den Klängen des Neujahrskonzertes abfackeln, da auch altes Material in einem zivilrechtlichen Prozess zur Beweisführung dienlich sein kann.
  • Beachtet bitte auch, dass die Verjährungsfrist seit vielen Jahren wieder 10 Jahre beträgt! Wir raten daher, Geschäftsunterlagen unbedingt während dieser Frist aufzubewahren.
  • Unterlagen für die neue Corona-Investitionsprämie müsst ihr übrigens mindestens 10 Jahre aufbewahren.

Unser Tipp: Das digitale Belegarchiv ist die smarte und platzsparende Alternative zur Papierablage. Dieses erledigt die revisionssichere Archivierung automatisch und Papierbelege könnt ihr vernichten.

Unser Team von Steuerberater Schwaz berät gerne zur Aufbewahrungspflicht im digitalen Archiv -> Jetzt kontaktieren