Rechnungen digitalisieren - Steuerberater Schwaz | Geisler & Hirschberger Steuerberatungs GmbH

4. April 2022

Rechnungen digitalisieren – Digitale Rechnungen sind ein erster Schritt hin zu mehr Digitalisierung und Automatisierung in der Buchhaltung. Unternehmen erhalten tagtäglich viele Rechnungen, die es zu kontrollieren, in die Buchhaltung einzugliedern, an den oder die Steuerberater*in zu übergeben und für eine lange Zeit aufzubewahren gilt. Auch wenn immer mehr „digitale Rechnungen“ im Umlauf sind, arbeiten noch immer viele Unternehmen mit ausgedruckten Rechnungen, die sie anschließend scannen oder abfotografieren müssen. Geisler & Hirschberger Steuerberater Schwaz informiert über Vorteile & Chancen von digitalisierten Rechnungen.

Rechnungen digitalisieren – so geht es richtig

Eine Pflicht, Rechnungen zu digitalisieren, gibt es nicht, aber eine elektronische Verarbeitung und Archivierung bietet viele Vorteile und spart Kosten ein. Um Rechnungen elektronisch zu archivieren, müssen die Belege eingescannt, gespeichert und verwaltet werden. Dabei müssen Unternehmen unbedingt darauf achten, dass das elektronische Archiv revisionssicher ist. D.h. die Daten können nachträglich nicht geändert werden. Dafür reicht zB ein normales PDF nicht aus. Wurde eine Rechnung nicht ordnungsgemäß archiviert, kann es durchaus sein, dass der Vorsteuerabzug aberkannt wird. Außerdem müssen die digitalen Belege mindestens für die vorgesehenen Aufbewahrungsfristen zugänglich sein (mehr zu Aufbewahrungsfristen hier).

Für die richtige, elektronische Archivierung von Belegen ist folgendes zu gewährleisten:

Echtheit der Herkunft
Unversehrtheit des Inhalts
Lesbarkeit des Aufbewahrungszeitraum
Nachverfolgbarkeit eventueller Änderungen

Wir von Geisler & Hirschberger Steuerberater Schwaz kümmern uns gerne um das für euch passende und rechtskonforme digitale Belegarchiv.

Rechnungen digitalisieren – erste Maßnahmen

Schon wenige Aktionen reichen aus, um einen Großteil der Rechnungen zu digitalisieren und archivieren:

Fragt eure Lieferanten, ob sie euch Rechnungen künftig per E-Mail zusenden
Verwendet für alle E-Mail-Rechnungen eine eigene, zentrale E-Mail-Adresse – diese gebt ihr allen Lieferanten weiter bzw. führt sie auf allen Dokumenten (wie Bestellungen, etc.) an
Papierrechnungen mit einem Multifunktionsdrucker scannen
Belege, die ihr unterwegs erhaltet (zB Bewirtung, Öffentliche Verkehrsmittel, etc.), könnt ihr mit einer Scan-App digitalisieren

Unser Tipp: Noch mehr Zeit & Geld könnt ihr sparen, wenn ihre euren gesamten Eingangsrechnungen-Prozess digitalisiert. Die einzelnen Schritte wie Rechnungen prüfen, freigeben, bezahlen und an den oder die Steuerberater*in weitergeben, werden so schnell und einfach automatisiert. Auch dafür kann unser Team von Steuerberater Schwaz gerne passende Software-Lösungen empfehlen.

Vorteile von digitalen Rechnungen

Platz sparen
Verabschiedet euch von unhandlichen, unansehnlichen dicke Ordner voller Rechnungen und Belege und freut euch über mehr Platz und Luft im Büro, Keller oder Archiv.
Zeit sparen
Sowohl für die Verarbeitung von Belegen als für das Suchen eines bestimmten Beleges braucht ihr deutlich weniger Zeit. Einfach Schlagwort eintippen statt Ordner durchwühlen.
Weniger Kosten
Durch digitalisierte Belege spart ihr bei Papier, Drucker und Porto und ihr braucht weniger Ordner und Regale.
Unabhängigkeit von Zeit und Ort
Das digitale Archiv steht euch jederzeit und von jedem Ort aus zur Verfügung.
Schutz vor Datenverlust
Eine Rechnung ist verloren gegangen oder sogar unabsichtlich entsorgt weggeworfen? Nicht bei einem elektronischen Archiv, da die Daten gesichert sein müssen und dadurch jederzeit abrufbar und auffindbar sind.
Ideal für die Zusammenarbeit mit Steuerberater*innen
Auch hier spart ihr Zeit & Geld – der*die Steuerberater*in kann eure laufende Buchhaltung mit digitalen Belegen viel schneller erledigen und euch Steuerinformationen quasi in Echtzeit liefern